Comment optimiser son stock ?

Par Gautier Hennequin Le lundi 14 août 2017

Une gestion de stock optimisée est devenue plus que nécessaire dans un contexte où le marché de l’officine se tend de plus en plus.

Au quotidien, une gestion de stock optimisée, c’est l’assurance d’éviter les produits manquants ou au contraire de faire du sur-stockage, de maitriser ses achats en optimisant ses commandes en fonction des ventes des produits et de leur rotation, d’éviter les périmés, d’affiner son référencement.

De façon générale, bien gérer son stock, c’est pour le pharmacien la garantie d’avoir une trésorerie optimisée et ainsi améliorer la rentabilité de son officine.

Alors comment bien gérer son stock ?

 

Quelques conseils :

 

  • Organiser la pharmacie en différentes zones de 10 à 20 références environ.
    Cette organisation permet de mener des actions ciblées sur ces zones géographiques et de les contrôler facilement et plus fréquemment.
    Par exemple, cette organisation va permettre de faire des inventaires tournants par zones pour contrôler régulièrement son stock (plutôt que d’attendre l’inventaire général de fin d’année) ou encore de valoriser son stock par zones pour maitriser sa trésorerie.

 

  • Mettre en place une gestion multi dépôts** pour gérer séparément les dépôts dédiés directement à la vente des dépôts dédiés au stockage (étage, dépôt externe…). La pharmacie peut alors programmer des réassorts automatiques entre les dépôts (en fonction des ventes) et ainsi s’assurer d’avoir des facings toujours propres. Cette organisation permet également d’avoir un stock minimum en pharmacie et un stock plus important en réserve.
    Si la pharmacie possède un robot, il est aussi nécessaire que ce dépôt soit géré différemment des autres dépôts pour par exemple pouvoir inventorier de façon informatique le stock de son robot ou encore de gérer les annulations des ventes robot pour ne pas sortir du stock informatique un produit éjecté du robot mais non vendu.

 

  • Dédier une ou plusieurs personnes à la gestion de stock.
    Pour éviter les erreurs dus à des manipulations multiples, le fait de dédier des personnes à la gestion du stock va permettre de mieux le contrôler et de mieux le suivre. Il est préférable, par ailleurs que ces personnes soient les mêmes que les personnes affecter à la réception de commande.

 

  • S’assurer une bonne rotation en contrôlant régulièrement ces produits. Il est important d’éditer régulièrement depuis son logiciel de gestion des listes de produits pour lesquels un suivi particulier est important (par exemple : les produits les moins vendus, les produits à faible marge, les produits chers…). Le suivi hebdomadaire de ces produits est important pour s’assurer qu’ils ont une bonne rotation et donc optimiser sa trésorerie.

 

  • Mener régulièrement des actions sur les produits en surstocks ou à date de péremption proche.
    Différentes actions peuvent être menées sur ces produits : promotions, remises, animations commerciales… L’objectif étant de limiter les périmés et de ne pas immobiliser trop longtemps des produits.

 

  •  Enregistrer rapidement dans son logiciel les réceptions de commande** (de préférence à l’aide d’un PDA). Si la réception n’a pu être faite avant qu’un produit faisant partie de la commande ne soit vendue, il faut le réceptionner à l’unité dans le logiciel au moment de la vente. Cette action permet de mettre immédiatement le stock à jour et d’éviter de générés informatiquement des « dus » qui n’en sont pas réellement.

 

  • Contrôler dans son logiciel tous les mouvements de stock pour pouvoir repérer les mouvements incohérents** (corrections manuelles des stocks) et alerter les collaborateurs concernés des mauvaises manipulations pouvant nuire à une bonne gestion du stock.

 

  • Contrôler les autorisations de mouvements de stocks dans le logiciel,** pour par exemple ne pas permettre à tous les collaborateurs de la pharmacie de mettre à jour des stocks. Ces autorisations devront être attribuées aux personnes dédiées à la gestion de stock.

 

  •  Bien paramétrer ses commandes automatiques**, en fonction de la rotation des produits, des historiques de ventes, des stocks restants, de la saisonnalité… Une fois les paramètres bien définis le logiciel propose des commandes qui correspondent aux besoins de la pharmacie ce qui permet de gagner du temps mais aussi d’éviter les surstockages inutiles et coûteux ou les manquants.

 

En résumé, une bonne gestion de stocks c’est la mise en place d’une certaine organisation au départ et des contrôles réguliers. Mais ces efforts permettent à terme de faire gagner du temps à la pharmacie et surtout d’optimiser sa trésorerie !

Pharmagest propose aux pharmaciens de nombreuses solutions qui s’articulent autour du LGPI pour les aider à optimiser leur stock. C’est le cas par exemple avec le robot Sellen, le premier robot comptoir qui permet un gain de place, de temps, plus de traçabilité, moins d’erreurs et une réduction des stocks en pharmacie.

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